Должностная инструкция менеджера по продажам: образец 2021 года и как ее составить, права и обязанности

Как составить: общие положения

В первом разделе инструкции работодатель прописывает квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на должность.

Менеджер по продажам относится к категории специалистов, при этом обычно он подчиняется непосредственно начальнику отдела или коммерческому директору организации, а назначается на должность и снимается с нее только по соответствующему приказу генерального директора.

Зачастую работодатели от потенциальных сотрудников требуют наличие как минимум средне-специального образования и 1 года работы, однако некоторые компании берут на должность менеджера лиц и без опыта вовсе.

В период отсутствия сотрудника на рабочем месте его функциональные обязанности и круг ответственности переходят к другому должностному лицу, назначенному генеральным директором компании.

Для успешного выполнения рабочих задач менеджеру по продажам необходимо знание:

• основ хозяйственного, гражданского и трудового законодательства;
• правил заключения договоров;
• планов индивидуальных продаж;
• основ маркетинга;
• ассортимента и характеристик реализуемого товара;
• порядка поставки товара и предоставления услуг;
• правил оформления документации;
• норм делового общения и этикета;
• отчетных документов, предоставляемых непосредственному руководителю;
• норм противопожарной защиты, техники безопасности и охраны труда.

При этом руководствоваться в своей деятельности сотрудник должен:

• собственной должностной инструкцией;
• уставом и руководящими документами предприятия;
• распоряжениями и приказами руководства;
• положениями действующего законодательства.

Должностные обязанности: на что имеет право менеджер по продажам и его ответственность

В зависимости от специфики предприятия и особенностей реализуемого товара перечень должностных обязанностей менеджера может иметь собственные нюансы, однако стандартными трудовыми функциями специалисты считают:

• сбор информации о потенциальных клиентах;
• осуществление коммуникации с потенциальными клиентами и контрагентами;
• ведение переговоров с клиентами;
• прием и обработка заказов;
• оформление отчетной документации;
• установление потребностей клиентов в продукции или услугах компании;
• согласование с клиентами порядка поставки, оплаты товаров и их объемов;
• составление регулярной отчетности о выполнении планов продаж и поставке товаров контрагентам;
• участие в мероприятиях, связанных с работой отдела;
• слежение за порядком поставки продукции контрагентам предприятия;
• ведение информационной базы коммуникаций с клиентами;
• осуществление контроля размера и порядка оплаты товаров;
• консультирование клиентов о правилах эксплуатации и характеристиках товаров;
• принятие установленных мер для сокращения дебиторской задолженности контрагентов;
• проведение анализа и дополнение информационной базы клиентов;
• изучение предложений конкурентов о товарах и услугах.

В виде отдельного раздела следует прописать и права менеджера по продажам, в том числе на:

• повышение собственной квалификации посредством участия в обучающих мероприятиях;
• получение информации о решениях руководства, имеющих отношение к работе отдела;
• самостоятельное принятие решений в рамках собственной компетенции;
• участие в подготовке мероприятий по стимулированию продаж;
• направление в адрес руководства предложений по улучшению своей деятельности и работы предприятия в целом;
• визирование документов в рамках собственной компетенции;
• взаимодействие со структурными подразделениями предприятия по служебным вопросам;
• отказ от выполнения прямых должностных обязанностей в случае возникновения угрозы жизни или здоровью;
• выдвижение требований к руководству о создании необходимых для выполнения функциональных обязанностей и сохранности материальных ценностей условий;
• информирование руководства о выявленных в работе предприятия недостатках и направление предложений по их ликвидации.

В качестве круга ответственности сотрудника рекомендуется отметить:

• выполнение планов продаж;
• выполнение программ продвижения товаров на рынке;
• качество взаимодействий с клиентами;
• нарушение положений руководящей документации компании;
• разглашение конфиденциальных сведений;
• последствия самостоятельно принятых решений;
• нарушение норм делового общения;
• причинение вреда компании, ее персоналу, контрагентам и государству;
• нарушение правил внутреннего распорядка, положений трудовой дисциплины, норм техники безопасности и противопожарной защиты.

Образцы должностной инструкции менеджера по продажам

Типовая

Пример типовой инструкции менеджера по продажам:

Регионального

Региональных менеджеров нередко называют территориальными и менеджерами региональных продаж, а их должностные инструкции выглядят следующим образом:

Ведущего

Образец инструкции ведущего специалиста:

Старшего менеджера отдела продаж

Документ, подходящий для старшего менеджера:

Помощника (ассистента) менеджера по продажам

Трудовые функции помощника менеджера выглядят так:

Фитнес-клуба

В спортклубах менеджеры по продажам работают по следующим документам:

По оптовым

Работа менеджеров по оптовым продажам регламентирована инструкциями следующего типа:

По розничным

Документ, подходящий для специалиста розничных продаж:

По корпоративным

Инструкция для менеджера по корпоративным продажам:

По продажам запасных частей

При реализации автозапчастей менеджеры руководствуются документами такого образца:

Автомобилей

Должностная инструкция менеджера по продажам автомобилей:

Квартир в новостройках

Должностные обязанности специалиста, занимающегося продажей новостроек (агента по продаже недвижимости), выглядят так:

ІІІ. Права

Менеджер по продажам имеет право:

1. Повышать собственную профессиональную квалификацию посредством курсов, мастер-классов, иных обучающих мероприятий.

2. Получать информацию о решениях руководства организации, относящихся к работе отдела продаж и смежных подразделений.

3. Действовать самостоятельно, в пределах своей компетенции.

4. Участвовать в подготовке мероприятий по стимулированию продаж, договоров, иных документов.

5. Направлять в адрес руководства предложения по улучшению деятельности организации и своей работы.

6. Визировать документы в пределах собственной компетенции.

7. Взаимодействовать со структурными подразделениями организации по служебным вопросам.

8. Не приступать к выполнению своих должностных обязанностей при возникновении опасности для жизни или здоровья.

9. Выдвигать требования к руководству о создании нормальных условий для выполнения своих функциональных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.

10. Сообщать руководству о выявленных недостатках в работе организации, направлять предложения по их ликвидации.

Заполнение должностной инструкции менеджера по продажам

Сначала вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, на которую он составляется.
Далее справа необходимо оставить несколько строк для утверждения должностной инструкции руководителем организации. Здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи, с расшифровкой.

Состав должностной инструкции менеджера по продажам

Должностная инструкция менеджера по продажам утверждается руководителем организации. Для этого применяется стандартный гриф «Утверждаю» с подписью руководителя.

Должностная инструкция может включать в себя несколько разделов:

1. Общие положения.

В этом разделе обычно отражаются требования, которые предъявляются к кандидату на должность менеджера по продажам, и какое лицо в организации может назначить и освободить работника от занимаемого места.

1. Должностные обязанности.

В них отражается та работа, которую специалист должен осуществлять в свое рабочее время.

1. Права менеджера по продажам.

Указываются те действия работника, на которые он, помимо прямых обязанностей, имеет право, находясь в стенах компании.

1. Его ответственность.

Ответственность менеджер по продажам может нести материальную, за разглашение коммерческой тайны, невыполнение своих непосредственных обязанностей и так далее.

1. Условия работы специалиста.

В завершении должностной инструкции можно подробно расписать рабочий график специалиста, а можно просто ограничиться фразой о том, что «режим работы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка».

В конце документа обязательно должна быть отметка об ознакомлении менеджера по продажам с его должностной инструкцией в виде подписи.

Необходимые качества

Требования к профессиональным и личным качествам менеджера по продажам включаются в должностную инструкцию этого сотрудника. От их соблюдения зависит во многом качество и количество реализуемого продукта фирмы. К необходимым качествам относятся следующие:

• знание законодательства, регулирующего вопросы их деятельности (трудового, гражданского в части совершения и содержания сделок купли-продажи, корпоративного и хозяйственного права и др.);
• владение различными методиками продаж, которые могут быть применены в конкретном предприятии на занимаемой должности;
• опыт работы в сфере реализации товаров, предполагающих знание соответствующего рынка, конкурентов (поставщиков аналогичного продукта), круга потенциальных клиентов;
• знание продукта, его преимуществ и недостатков;
• навыки делового общения;
• навыки применения психологии в общении с потенциальными клиентами;
• владение иностранным языком (при наличии потенциальных покупателей среди иностранцев);
• активность и хорошие навыки общения;
• мотивация;
• умение убеждать;
• обучаемость и творческий подход.

Конкретный перечень личных навыков работника различен в зависимости от направлений деятельности фирмы и специфики реализации продукта (оптовые, «холодные», прямые и т.д.).

Единого профстандарта в нашей стране для сотрудников этой категории не существовало, поскольку специального образования до недавнего времени учебные заведения не давали. Поэтому каждая компания разрабатывала и разрабатывает свои требования к соискателям вакансий менеджеров отделов продаж.

Что должно быть в должностной инструкции менеджера по продажам:

• 1) Четко обозначен этап, с которого менеджер вступает в работу. Если менеджер занимается активными продажами (менеджер активных продаж), то он начинает работу с поиска клиента. Если каналы поиска клиентов определены в компании, то они должны быть перечислены. Например, базы потенциальных клиентов, которые могут быть подготовлены отделом маркетинга (выгружены по определенным критериям). Если каналы поиска клиентов не определены, об этом должно быть сказано.Но если ты хочешь, чтобы вновь пришедший сотрудник как можно быстрее влился в работу, лучше указать возможные способы поиска клиентов на открытом розничном или оптовом рынке. Учти, что вновь пришедший менеджер по продажам сейчас голоден до любой информации, и лишний раз прописать инструкцию о том, что ему нужно делать и где искать потенциальных клиентов, не будет лишним.
• 2) Прописаны все основные и второстепенные функции менеджера отдела продаж. Для того, чтобы не было расхождений в понимании обязанностей руководством и менеджером, закрепи их на бумаге. Пусть это будет должностная (рабочая) инструкция. В ней можно подробно перечислить обязанности, например:
  • поиск клиента из предоставленных БД оптовых или розничных покупателей;
  • проведение первичных переговоров с клиентами;
  • подготовка первичного коммерческого предложения;
  • согласование с заказчиком и финансовыми службами индивидуальных цен и т.д.
• 3) Определены границы взаимодействия с другими отделами. В должностных инструкциях менеджеров отдела продаж некоторые пишут «взаимодействует с отделами». Встречается и такая формулировка: «совместно с отделом маркетинга обеспечивает разработку презентационных материалов» или «совместно с отделом логистики обеспечивает поставку товара». Совместная ответственность – это безответственность. Если хочешь указать «совместную разработку презентационных материалов», так и напиши. «Менеджер отдела продаж предоставляет в отдел маркетинга следующие материалы для формирования презентационного материала…». Любое взаимодействие и совместное выполнение должно быть ограничено. Чем четче ты проведешь границу, тем меньше менеджер будет выполнять лишнюю работу. Идеально, если взаимодействие происходит через какой-либо документ, уведомление или электронное письмо.
• 4) Обозначена ответственность за невыполнение планов продаж или других функций. Систему мотивации лучше вынести в отдельный документ, но ответственность за невыполнение чего-либо лучше сразу прописать в должностной инструкции. Большинство новичков не сразу читают систему мотивации. Для них бонусы – это где-то далеко, а вот напустить страху за невыполнение работы надо сразу:).
• 5) Определено подчинение, наставничество. В этом разделе тебе необходимо прописать, кому подчиняется менеджер в твое отсутствие, кто может отдавать менеджеру распоряжения, кто может принимать решения о штрафах и взысканиях. Идеально, если кроме тебя никто не может давать инструкций менеджеру, но правила в компаниях бывают разные.
• 6) Полномочия менеджера.В пункте про полномочия напиши, какие решения менеджер может принимать самостоятельно, какие должен заверять у тебя, какие – у генерального или у кого-то еще. Менеджер по продажам должен четко понимать границы своих полномочий по условиям поставки, скидкам, комплектации и т.д. Особенно это касается менеджеров региональных продаж. Все необходимые согласования должны быть прописаны в должностной инструкции.
• 7) Обозначены способы получения информации о продукции, условиях поставок и товарах. Казалось бы, простой вопрос. Но часто бывает так (особенно в крупных компаниях), что по компании ходит разнородная информация, и менеджеры могут не знать достоверного источника. Ты упростишь себе и клиентам жизнь, если в рабочей инструкции менеджера по продажам четко обозначишь поставщиков информации:
  • информация о размерах скидок – отдел расчетов (тел. ХХХХ);
  • информация о сроках выхода новых товаров – отдел разработки (тел. ХХХХ);
  • информация о сроках поставки – отдел логистики (тел. ХХХХ).

  Естественно, менеджеру по активным продажам с опытом работы в компании эта информация не особо нужна. Но должностная инструкция востребована на первом этапе, она помогает войти человеку в работу. Также ее можно использовать на собеседовании кандидата, чтобы человек сразу понимал реалии твоей компании. Лучше он сразу испугается и убежит, чем испугается и убежит через 2 недели с базой клиентов;).
   

Как стать лучшим менеджером по продажам

Психологические нюансы характера в работе продавца важны, но нельзя обойтись и без других компетенций. Вот список того, что пригодится.

Знание продукта. Менеджер по продажам должен разбираться в том, что продает. Как минимум нужно запомнить основные характеристики товара или условия оказания услуги. Тогда не возникнет неприятных ситуаций, когда менеджер не может ответить на уточняющий вопрос клиента. 

Корректируйте работу отстающих менеджеров и прогнозируйте выручку

Понимание потребностей клиента. По мнению руководителя отдела маркетинга и рекламы группы компаний «Био-Веста» Евгения Кудряшова, главная компетенция менеджера по продажам — быть в глазах клиента экспертом. Это значит не только понимать особенности ассортимента, но и разбираться в потребностях покупателя.

Клиентов раздражают поверхностные продавцы, ничего не смыслящие в их проблеме, преследующие одну-единственную цель — продать. Поэтому сначала нужно убедить клиента, что часть его проблем лучше доверить вам, и только потом продавать.

Чтобы разбираться в потребностях клиента, нужно жить в его мире. Разговаривать с ним, задавать много интересных и грамотных вопросов, выявлять скрытые потребности клиентов, например, с помощью метода СПИН-вопросов.

Евгений Кудряшов, руководитель отдела маркетинга и рекламы группы компаний «Био-Веста»

Умение слушать покупателя. Чтобы разобраться в потребностях клиента, продавец должен уметь активно слушать — это способ коммуникации, когда вы предлагаете говорить собеседнику, но сами постоянно демонстрируете свое внимание. Развить навык активного слушания можно на практике. 

• Во время разговора стараться активно вникать в содержание монолога собеседника.
• Обращать внимание не только на содержание разговора, но и на невербальные проявления — насколько собеседнику комфортно общаться, когда он расслабляется, а когда, наоборот, напрягается.
• Не пытаться высказывать свое мнение или стремиться перехватить лидерство в разговоре, а уточнять, что имел в виду собеседник, как бы «раскручивать» беседу, чтобы монолог обрастал дополнительными деталями и нюансами.

Желание быть лицом бренда. По мнению бизнес-тренера Елены Рисберг, менеджер по продажам должен быть «проводником» между своей продукцией и покупателем, соответствовать продукту, который он реализует.

Менеджер, реализующий финансовые услуги, должен олицетворять достаток, достоинство и уверенность. Тренеру по тайм-менеджменту нельзя опаздывать на тренинг. Продавцу дорогих ювелирных украшений не следует суетиться, нельзя быть неряшливым и забывать ухаживать за руками. Продавец сложных IT-решений должен быть очень вдумчивым, надежным и предусмотрительным.

Продавец должен соответствовать ценностям предлагаемого решения задачи клиента.

Елена Рисберг, бизнес-тренер

Знание основных методологий продаж. Торговля — это не просто процесс предложения клиенту какого-то товара. Это практическая отрасль, в которой есть методологии работы, которые помогают специалисту быть эффективнее.

• Изучите теорию воронки продаж: что это такое, как ее разрабатывать, как внедрять и какие проблемы могут возникнуть.
• Разберитесь, как покупатели принимают решения о покупке — почитайте о классической модели и о воронке CDJ.
• Научитесь использовать кросс-продажи — это способ увеличить средний чек с помощью анализа потребностей клиента и предложения ему дополнительных товаров.

Умение формулировать мысли. Главный инструмент менеджера по продажам — разговор. Чтобы стать лучшим, специалист должен обладать приятной, грамотной речью, без слов-паразитов. Для этого нужно тренироваться.

Придумайте монолог на какую-то тему и запишите его, структурируя информацию с помощью списков, длины абзацев и предложений, знаков препинания.

Затем прочитайте его вслух. Следите, чтобы не было слишком много текста и мысль не терялась.

Монолог можно записать на диктофон и затем прослушать несколько раз, чтобы усовершенствовать.

Отработка возражений. Идеальная сделка выглядит так: задали вопрос, узнали о проблеме клиента, предложили продукт, забрали деньги. На практике всегда появляется еще один этап — возражения клиента.

Иногда они обоснованы — тогда менеджеру нужно внимательнее отнестись к проблеме покупателя и предложить другой продукт, который точно решит его задачу. Или это могут быть возражения эмоционального типа, когда продукт вроде бы подходит, но цена его довольно высока или покупатель сомневается, что ему вообще нужен продукт. Тогда менеджер должен разобраться в мотивах клиента и посоветовать лучшее решение, отработать возражения.

Работа в условиях многозадачности. Менеджер по продажам — довольно сложная работа, требующая упорства, терпения и умения быстро переключаться между задачами, быть гибким. Только что продавец беседовал с одним клиентом и разбирался в его проблемах, и уже через несколько минут нужно вникать в сложности другого покупателя. Чтобы не теряться в большом количестве дел, используйте специальные инструменты. 

• Освойте методики тайм-менеджмента. Планируйте дела, распределяйте их по группам, чтобы меньше отвлекаться, используйте приложения, которые помогают выстроить график работы и придерживаться его.
• Работайте над концентрацией. Старайтесь меньше отвлекаться, придерживайтесь принципа последовательности: сначала завершите одно дело, затем беритесь за следующее.
• Учитесь работать в CRM — это программы, которые помогают в продажах. В них много функций для руководителей, но есть возможности, которые помогут и менеджерам. Например, в таких системах есть функции уведомлений — программа напомнит, кому вы сегодня хотели позвонить. Еще есть журналы работы — отображаются все точки контакта с клиентами, можно еще до созвона или встречи освежить полезную информацию о покупателе и сделке.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по продажам

Менеджер по продажам выполняет следующие должностные обязанности:

1. Собирает информацию о потенциальных клиентах.

2. Осуществляет коммуникацию с потенциальными клиентами и контрагентами с помощью средств связи или личных встреч.

3. Ведет переговоры с клиентами в отношении товаров и услуг организации.

4. Принимает и обрабатывает заказы клиентов.

5. Оформляет отчетные документы.

6. Устанавливает потребности клиентов в услугах или продукции компании.

7. Согласовывает с клиентом порядок поставки, оплаты товаров, услуг, их объемы.

8. Составляет регулярные отчеты о выполнении планов продаж и поставке товаров контрагентам организации.

9. Способствует сотрудничеству клиентов с компанией в соответствии с принятыми программами стимулирования сбыта.

10. Принимает участие в работе и осуществлении мероприятий, связанных с деятельностью отдела продаж.

11. Следит за порядком поставки продукции контрагентам.

12. Ведет информационную базу коммуникаций с клиентами.

13. Контролирует размер и порядок оплаты товаров, в соответствии с заключенным договором.

14. Консультирует клиентов о характеристиках, правилах эксплуатации товаров.

15. Принимает установленные меры для сокращения дебиторской задолженности контрагентов.

16. Дополняет, анализирует информационную базу клиентов.

17. Принимает участие в маркетинговых, рекламных мероприятиях.

18. Изучает предложения конкурентов о товарах и услугах.

19. Следует разработанным правилам сбыта товаров, обслуживания, коммуникации с клиентами.